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Den ganzen Morgen verbringen Sie in einem Meeting mit Geschäftskunden, die wertvolle Vertragsdokumente unterzeichnen. Sie machen während des Gesprächs handschriftliche Notizen auf ihrem Notizblock, schieben die unterschriebenen Dokumente gut geschützt in ein Spezialfach und verteilen vor dem Abschied noch Ihre Visitenkarten. Dies alles erleichtert Ihnen Ihre Dokumentenmappe, in der Sie alle wichtigen Utensilien griffbereit an einem Ort versammelt haben. Nach dem Meeting stecken Sie die Mappe problemlos in Ihre Aktentasche und machen sich auf den Weg in die wohlverdiente Mittagspause.

Was sind Dokumentenmappen?

Dokumentenmappen, auch Schreibmappen oder Dokumententaschen genannt, vereinen die Vorteile verschiedener Büromaterialien auf sich. Ihr normales Notiz- und Adressbuch im Format DIN A5 oder A6 ist optimal für Ihren Terminkalender und kurze Notizen, doch es bietet nicht genug Platz, um grossformatige A4-Dokumente aufzubewahren. Eine Heftmappe für A4-Dokumente müssen Sie lose mit einem separaten Notizblock und Stiften mit sich herumtragen.

Dokumentenmappen bündeln all diese Dinge in einem einzigen Accessoire, das Sie wie ein Buch aufklappen können. Auf einer Seite befindet sich der A4-Notizblock, auf der anderen Seite sind mehrere Einschubfächer für Dokumente, Briefe, Visitenkarten und mehr in unterschiedlichen Grössen vorhanden. In einer mittigen Schlaufe steckt Ihr Lieblingsstift. Sie tragen die Dokumentenmappe im Büro unter dem Arm oder in den Händen und stecken Sie für Geschäftsreisen und den täglichen Arbeitsweg in Ihre Businesstasche. So ist sie immer dabei.

Welche unterschiedlichen Dokumentenmappen gibt es?

Im Kern unterscheiden sich Dokumentenmappen kaum voneinander. Einen Blick wert ist die Zahl der Innenfächer und ihre Ausstattung. So sollte zumindest ein Fach mit einem Reissverschluss versehen sein, damit besonders wichtige Dokumente nicht versehentlich herausfallen können. Das Reissverschlussfach können Sie auch für wichtige Kleinteile wie den USB-Stick mit Ihrer Präsentation nutzen.

Einige Dokumentenmappen besitzen ein zusätzliches Reissverschlussfach auf der Aussenseite, in dem Sie Gegenstände griffbereit halten, die nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben. Schieben Sie auf der Geschäftsreise Ihre Bahnfahrkarte hinein oder im Büro einen Brief, den Sie auf dem Heimweg abschicken wollen.

Im Knick befindet sich meist eine elastische Schlaufe für einen Stift, damit Sie im Meeting nicht lange nach Schreibwaren suchen müssen. Einige Exemplare sind jedoch mit einer Ringbuchmechanik zum Abheften gelochter Dokumente versehen. Diese sind empfehlenswert, wenn Sie die Dokumentenmappe für langfristige Projekte benötigen, bei denen immer wieder neue Dokumente hinzukommen und übersichtlich gesammelt werden müssen.

Was ist beim Verschluss von Dokumentenmappen zu beachten?

Am sichersten sind Dokumentenmappen mit einem rundum verlaufenden Reissverschluss. Aus diesen kann nichts herausfallen, wenn Sie die Mappe lässig unter dem Arm transportieren. Allerdings kostet es manchmal Zeit, den Reissverschluss mehrmals zu öffnen und zu schliessen.

Nutzen Sie die Dokumentenmappe fast ausschliesslich im Firmengebäude mit kurzen Wegen zwischen Büro und Konferenzzimmern, greifen Sie auf ein offenes Modell zurück, das Sie jederzeit auf- und zuklappen. Bei manchen Versionen lässt sich die Vorderseite sogar um 180 Grad klappen, sodass Sie den Notizblock platzsparend vor sich auf den Tisch legen können.

Einen Mittelweg zwischen beiden Varianten bildet eine mittig angebrachte Schnalle. Diese verhindert, dass sich die Mappe versehentlich öffnet. Ein weiterer Vorteil: Sie können die Schnalle mit einem kleinen Schlüssel sichern und unterbinden so einen unbefugten Zugriff auf die Dokumente und Ihre Notizen.

Welches Material kommt für Dokumentenmappen infrage?

Bei Dokumentenmappen haben Sie die Wahl zwischen eher lässigen textilen Kunstfasern, synthetischem Leder und echtem Leder. Stimmen Sie Ihre Auswahl am besten auf Ihre weitere Büroausstattung ab. Arbeiten Sie zum Beispiel in einem kleinen innovativen Start-up, in dem Sie Jeans tragen und morgens mit der Messenger Bag aus gestreiftem Polyester auf dem Rücken zur Arbeit radeln, wählen Sie farblich passende Dokumentenmappen.

Gehen Sie jeden Tag mit Ihrer erstklassigen Aktentasche aus Echtleder zur Arbeit in einem eher konservativen globalen Unternehmen, gehört natürlich eine entsprechende Ledermappe dazu. Einige Hersteller bieten sogar attraktive Sets im exakt gleichen Stil an. Ob weinroter Kroko-Print oder schlichtes schwarzes Glattleder: Da ist für jeden Geschmack etwas dabei.

Benötigen Sie Ihre Dokumentenmappe nur selten oder nur zeitweilig für ein bestimmtes Projekt, greifen Sie zu günstigerem synthetischem Leder. Auch dieses leistet Ihnen gute Dienste und ist optisch nicht mehr von Echtleder zu unterscheiden.

Worauf sollte ich beim Kauf noch achten?

Dokumentenmappen sind auf Papier im Format A4 (297 x 210 Millimeter) ausgerichtet und ähneln sich in der Grösse. Allerdings bestehen feine Unterschiede. Werfen Sie daher in der Produktbeschreibung einen Blick auf die exakten Masse der Wunschmappe, um sicherzustellen, dass sie in ihre Aktentasche oder Notebooktasche passt.

Wollen Sie die Dokumentenmappe selbst als Tasche einsetzen? Es gibt Ausführungen mit einem Tragegriff auf der Rückseite des Knicks, an dem Sie sie in der Hand tragen können, oder mit zwei Ringen, in die Sie einen Schultergurt mit Karabinerhaken einklinken.

Häufig bieten diese Dokumentenmappen zusätzliche Fächer mit ausreichend Platz, etwa für das Smartphone, oder ein kleines Geldfach für Münzen und gefaltete Scheine auf. Die zusätzliche Handtasche kann dann zu Hause oder an Ihrem Schreibtisch bleiben, wenn Sie mit der Dokumentenmappe zu einem Meeting bei Geschäftspartnern oder in einem Lokal gehen.

Schauen Sie nicht zuletzt darauf, dass die Mappe Ihrem persönlichen Stil und Ihrer Position im Unternehmen entspricht. Schwarzes Glattleder ohne weitere Zierelemente wirkt in der Chefetage seriöser als leicht abgewetztes braunes Naturleder oder ein Textilbezug in zartem Rosa. Diese Dokumentenmappen passen besser zu kreativen Köpfen in der Marketingabteilung oder in der IT.

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